Så här ställer du in ett Gmail-konto som ett proffs

Så här ställer du in ett Gmail-konto som ett proffs

E-post är det värsta. Om du lämnar din inkorg obevakad även för en enda dag kan du hitta dig själv som smälts av hundra irrelevanta meddelanden med de få personliga anteckningarna från människor du faktiskt bryr dig om ingenstans i sikte.


optad_b

Normalt skulle jag rekommendera den beprövade metoden Select All, Delete All för problem som detta, men det är verkligen inte en ansvarsfull lösning - speciellt om e-post teoretiskt är det enklaste sättet att nå dig online.

Om du råkar ha ett Gmail-konto (eller fem - vem räknar?) Och inte är redo att byta till Googles inkorg , så här konfigurerar du ditt Gmail-konto på ett så effektivt sätt som möjligt.



1) Etiketter och filter är dina vänner

Att tagga dina e-postmeddelanden är det smartaste du någonsin kan göra i Gmail, att göra saker sätt lättare att hitta i det svarta hålet som är din inkorg.

Ett snabbt sätt att komma igång med en märkning är genom att skapa ett filter som automatiserar taggning för framtida meddelanden. Välj en person vars e-postmeddelanden du får regelbundet, ange deras e-postadress i sökfältet och tryck sedan på Enter eller förstoringsglasknappen. Att göra det bör ge alla Gmail-trådar och konversationer som personen har varit en del av.

Klicka på rullgardinspilen för att visa sökalternativ.



Gmail / Jam Kotenko

Som standard visas den e-postadress du angav under fältet 'har orden'.

Gmail / Jam Kotenko

Detta borde täcka Allt meddelanden som nämner e-postadressen. Om du specifikt vill märka e-postmeddelanden som skickats eller adresserats till den angivna e-postadressen, flyttar du e-postadressen till fälten 'från' eller 'till'. Klicka på 'Skapa filter med den här sökningen' för att fortsätta.

Markera alternativet 'Applicera etiketten' och klicka sedan på 'Välj etikett' för att skapa en ny. När du har skapat en uppsättning startetiketter kan du välja att använda dem i framtida filter som du definierar.



Gmail / Jam Kotenko

En ytterligare övning som du bör använda - eftersom du ändå är på väg att bli märkesgalen - är häckande etiketter, vilket i princip betyder specifika etiketter som arkiveras under bredare allmänna etiketter. Det är mycket användbart för att gruppera liknande e-postmeddelanden och skapar en mer organiserad Gmail-sidofält. Om din e-postadress får mer än 50 meddelanden om dagen, kommer det definitivt att hjälpa dig att skära fett i inkorgen och komma snabbare till det som är viktigt.

Gmail / Jam Kotenko

Se till att du kryssar i rutan som säger ”Använd också filter på [x] matchande konversationer” innan du skapar filtret så att e-postmeddelandena som uppfyller dina sökparametrar automatiskt får den nya etiketten du just skapade.

2) Använd kategorier

Om du fortfarande gungar i gammal Gmail och inte känner till tjänstens nya fliksystem, finns det fem kategorier som den nyare versionen av Gmail använder för att klassificera dina meddelanden:

Primär, för person-till-person-konversationer som inte visas på andra flikar.

Social, för meddelanden från sociala nätverk, mediedelningswebbplatser och andra sociala plattformar.

Kampanjer, för erbjudanden, erbjudanden och marknadsförings-e-post.

Uppdateringar, för personliga och autogenererade e-postmeddelanden inklusive kvitton, bekräftelser, räkningar och andra uttalanden.

Forum, för meddelanden från onlinegrupper, e-postlistor och diskussionsforum.

Dessa kategorier - när du väl är van vid att använda dem - är faktiskt användbara om du letar efter ett visst e-postmeddelande och snabbt vill komma in och ut ur inkorgen. För att aktivera, klicka på Inställningar (aka kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen) och gå till 'Konfigurera inkorg.'

Det öppnar ett fönster där du kan välja vilken av kategorierna du vill aktivera. Försök att sväva över var och en för att se en snabb förklaring av fliken och några exempel på e-postmeddelanden som faller under den.

Gmail / Jam Kotenko

Primär är den enda fliken som inte kan avmarkeras eftersom det är där alla okategoriserade e-postmeddelanden går. Du har också lagt till alternativet att inkludera stjärnmärkta e-postmeddelanden i kategorin Primär.

Om du inte gillar funktionen, avmarkera alla kategorier för att gå tillbaka till den gamla inkorgsvyn.

3) Använd stjärnor

Om du klickar på stjärnikonen bredvid dina e-postmeddelanden hjälper du dig att bokmärka viktiga meddelanden (både skickade och mottagna), som du snabbt kan komma åt under 'Stjärnmärkt' i sidofältet.

4) Hitta den inkorgsvy som passar dig

Att logga in på din e-post kan vara en skrämmande uppgift, särskilt om du inte har varit där på ett tag. Se till att du aktiverar en vy som är lättast för dina ögon. Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet på skärmen igen och ge de tre tillgängliga alternativen (Bekväm, Mysig eller Kompakt) en provkörning.

5) Maximera din sida

För någon som sällan tar bort e-postmeddelanden finns det inget mer irriterande än att behöva fortsätta klicka på nästa pil för att komma till äldre meddelanden. Gör dig själv en solid och aktivera det maximala antalet e-postmeddelanden som visas per sida. Klicka på kugghjulsikonen och gå till Inställningar. Under maximal sidstorlek väljer du ett högt nummer du är bekväm med.

Gmail / Jam Kotenko

6) Använd personliga indikatorer och utdrag

Medan du fortfarande är på sidan Inställningar kan du lika gärna aktivera några av de mer användbara alternativen som är tillgängliga för dig. Aktivera personliga indikatorer markerar e-postmeddelanden som skickas till din adress såväl som andra personer med en pil () och meddelanden som bara skickas till dig med en dubbelpil (»). Snippets ger dig en snabb förhandsgranskning av vad som finns i ett e-postmeddelande, snarare än att bara visa ämnet.

7) Utforska Labs-avsnittet

Gmails Labs är där de behåller alla de smidiga små tillägg som skapades för att fungera med Gmail. Medan de flesta av dessa funktioner är experimentella och kan ändras, gå sönder eller försvinna när som helst, är några av de mer användbara fortfarande igång och kan ge din e-post den översyn den behöver. Klicka på kugghjulsikonen och gå till Inställningar där du hittar fliken Labs.

På den här sidan kan du söka efter alla laboratorier du kan tänka dig för att se om det finns. Här är några av de mer användbara:

Ångra skicka:Det ger dig en chans att ta tillbaka ett meddelande efter att du har klickat på knappen Skicka. (Se punkt 8 i den här listan för mer information om detta laboratorium.)

Google Maps förhandsgranskningar i e-post:Visar kartvyn för alla adresser som nämns i ett e-postmeddelande.

Google Kalender-gadget:Du kan omedelbart se möten eller händelser som du har i din kalender på sidopanelen.

Markera som Läs-knapp:Nu kan du snabbt minska din lista med olästa meddelanden med ett enkelt klick.

8) Ge dig själv kraften i Ångra.

En annan irriterande (och ibland farlig) händelse inom e-postområdet är att av misstag skicka ett meddelande som du inte är redo att skicka (eller inte ska skicka). Detta missöde kan lätt undvikas genom att klicka på kugghjulsikonen och gå till Inställningar, där du kan markera alternativet Ångra sändning. Du kan ställa in avbokningsperioden till så lite som 5 sekunder, men fortsätt och välj max 30 sekunder. Du tackar oss senare.

Gmail / Jam Kotenko

9) Känn genvägarna i sökfältet.

Detta är förmodligen det viktigaste tipset av alla tips som nämns i den här listan. Att veta hur man navigerar genom Gmails sökfunktion som en chef hjälper dig att hitta de e-postmeddelanden du behöver.

Att använda ett nyckelord som du känner nämns i ett e-postmeddelande som du letar efter fungerar, men Gmail har en lista med genvägar som är mer effektiva. Skriv dessa fraser i ditt kontos sökfält och testa dem själv:

  • till: (namn eller e-postadress)kommer att hämta alla e-postmeddelanden du har skickat till e-postadressen
  • från: (namn eller e-postadress)kommer att hämta alla e-postmeddelanden du har fått från e-postadressen
  • etikett: (etikettnamn)kommer att hämta alla e-postmeddelanden under den aktuella etiketten
  • är: olästkommer att hämta alla e-postmeddelanden du ännu inte har läst, inklusive gamla e-postmeddelanden som du kanske har glömt att komma till tidigare
  • är: stjärnmärktkommer att hämta alla e-postmeddelanden som du har markerat med en stjärna
  • kategori: (kategorinamn)kommer att hämta alla e-postmeddelanden under just den kategorin
  • har: bifogad filkommer att hämta alla e-postmeddelanden som har en fil bifogad

Du kan till och med kombinera dem för att ge ett mer exakt sökresultat.

  • kategori: (kategorinamn) är: olästger dig en lista med olästa meddelanden under en viss kategori
  • etikett: (etikettnamn) har: bifogad filvisar en lista med meddelanden under en viss etikett som råkar ha en fil bifogad

Det är bara några av många tillgängliga avancerade sökoperatörer du kan börja använda. Listan innehåller alternativ för meddelanden markerade med en viss stjärna samt alternativ för att specificera ett tidsintervall, bland annat.

10) Installera användbara appar

Tredjepartsappar för Gmail är ofta utformade för att öka användbarheten av ditt e-postkonto. De har användningsområden och alternativ som du inte ens visste att du ville eller behövde. Här är några exempel:

Boomerang Gmail :Med den här appen kan du schemalägga ett e-postmeddelande som ska skickas vid ett senare tillfälle.

Gmail / Jam Kotenko

Det låter dig också hålla reda på viktiga meddelanden som du inte nödvändigtvis är redo att läsa just nu - det arkiverar e-postmeddelandet och 'boomerangs' det tillbaka till din inkorg som ett nytt och oläst e-postmeddelande, på ett datum och tid du anger.

För personer som regelbundet skickar e-postmeddelanden som kräver ett svar, ger Boomerang dig också en chans när du inte har hört tillbaka från en person du har kontaktat, vilket ger dig möjlighet att hålla koll på dina uppgifter och skicka uppföljningen e-post när det är lämpligt.

Gmail / Jam Kotenko

FullContact för Gmail:Detta Chrome-tillägg ger dig en snabb sammanfattning av en persons online-närvaro bredvid ett e-postmeddelande som de nämns i. Du kan också ta en titt på personens sociala medieaktivitet, allt i en blick i Gmail.

Full kontakt

Att installera den här appen hjälper dig att vara bättre förberedd när du behöver skriva till personen e-post eller till och med träffa dem personligen.

KeyRocket för Gmail:Lär dig snabbt alla Gmail-genvägar. Så enkelt är det.

Nu när du känner till alla knep bör det vara en bris att ställa in ditt Gmail-konto för optimal sundhet och framgång. Om du har några ytterligare knep, låt oss veta i kommentarerna - lite folkmassa i inkorgens visdom går långt.

Illustration av Jason Reed